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          湖北生物科技職業學院公文制發工作規范

          2017年04月26日 16:35  點擊:[]

          湖北生物科技職業學院公文制發工作規范

           

          學校公文主要有《中共湖北生物科技職業學院委員會文件》、《湖北生物科技職業學院文件》、《湖北生物科技職業學院函件》、《湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件》、《校務信息》、《會議紀要》等。

          一、適用范圍

          (一)中共湖北生物科技職業學院委員會文件

          按照“鄂生科院黨”方法依年度統一編號,適用于下列事項:

          1.報送上級黨委機關的請示、報告、意見等。

          2.下發干部任免決定等。

          3.確定或調整學校、部門的管理體制、機構設置和人員編制等重大事項。

          4.經校黨委研究決定需貫徹執行的重要事項。

          5.其他需以校黨委行文的有關事項。

          (二)湖北生物科技職業學院文件

          按照“鄂生科院”方法依年度統一編號。適用于下列事項:

          1.報送上級機關的請示、報告、意見。

          2.轉發省委、省政府、省農業廳等上級部門的有關文件。

          3.印發貫徹落實以學校名義發布的重要工作決定、政策、標準、規范等的具體實施意見。

          4.發布內容比較重要、對全校工作有指導意義的事項。

          5.下達或調整各類發展規劃、工作要點。下達年度預算、年度計劃、專項經費等。

          6.公布有關考核、評比、表彰等重大決定。

          7.其他需以學校名義行文的有關事項。

          (三)湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件

          按照“鄂生科院辦”的方法依年度統一編號。適用于下列事項:

          1.轉發省農業廳辦公室等相應機構的文件。

          2.下發各類工作會議通知。

          3.批復校內有關請示事項,征詢、答復意見和建議。

          4.其他需要以校黨政辦名義的行文。

          (四)湖北生物科技職業學院函件

          學校函文件不編號。適用于下列事項:

          1.與省內外不相隸屬的單位聯系工作,轉發不相隸屬機關的重要文件。

          2.其他需以校函形式印發的公文。

          (五)校務信息

          按年度統一編號,即編“〔〕號”,適用于:印發本校重大事件、獲獎情況,本校要事等通報。

          (六)會議紀要

          具體分為校黨委會議紀要、校長辦公會議紀要、專題辦公會議紀要三種,分別按年度統一編號,即編“〔〕號”,適用于:黨委會議、校長辦公會議、專題會議決定事項的記錄。

          (七)職能部門文件

          各職能部門自行編號,適用于:職能部門負責的工作事項對校內其他部門的各類通知、通報、簡報等。

          二、公文制發程序

          (一)學校下行文:

          職能部門起草公文、填寫文件審核單

           

          職能部門核稿員核稿

          部門負責人審簽

          黨政辦主任審核

          分管領導審簽

          職能部門核稿員復核

          黨委書記或校長(分管校長)簽發

          校核稿員復核

          黨政辦領取文號

          職能部門將公文交打印室排版打印

          黨政辦蓋印,

          留存文件電子版、紙質版至黨政辦

          職能部門負責發文

          (二)學校上行文:

          職能部門起草公文、填寫文件審核單

           ↓

          職能部門核稿員核稿

          部門負責人審簽

          分管領導審簽

          職能部門核稿員復核

          黨委書記或校長簽發

          校核稿員復核

          黨政辦領取文號

          職能部門將公文交打印室排版打印

          黨政辦蓋印,

          留存文件電子版、紙質版至黨政辦

          職能部門負責報送公文

          (三)職能部門發文:

          職能部門起草公文、填寫文件審核單

           

          職能部門核稿員核稿

          部門負責人審簽

          分管領導審簽

          職能部門核稿員復核

          處室、部門將公文交打印室排版打印

          處室、部門負責發文

          三、文稿草擬

          各處室、部門草擬公文需把準確性放在第一位,具體做到:

          (一)符合國家的法律、法規、規章以及其他規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

          (二)少發文、發短文。按照《湖北省農業廳關于進一步精簡會議文件的意見》(鄂農辦發〔2008〕28號)規定,凡能通過電話、傳真、網絡解決問題的不再印發文件,凡已及時公開發布的文件,各處室、單位如無具體貫徹落實意見的,不得再發文轉發。

          (三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

          向學校上級機關報送公文,一般只使用“請示”、“報告”、“意見”等3個文種?!罢埵尽币晃囊皇?,明確提出要求的事項,應在文尾注明聯系人姓名和電話,一般只寫一個主送機關?!皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項,由此造成工作延誤的,由報送單位負責?!耙庖姟敝行枵f明所提意見是供上級機關參考,還是請上級機關審批。

          (四)起草公文一律打印,并填寫《中共湖北生物科技職業學院委員會文件審核單》或《湖北生物科技職業學院文件審核單》,應注意以下事項:

          1.擬制公文標題應當準確簡要概括公文主要內容,一般應包括事由、公文種類。標題除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。下發本校產生的公文用“印發”,下發上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發”。

          2.擬稿單位應當注明處室、單位。

          3.擬稿、核稿、主辦、會簽、審核、報批、審簽、簽發等負責人在簽名時應同時注明時間。

          (五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題,后引發文字號。使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。日期應當寫具體的年、月、日。

          (六)要求貫徹執行的文件,應寫“遵照執行”或“貫徹執行”,不要寫“參照執行”。

          四、文稿審核

          (一)職能部門核稿員負責審核本處室、部門草擬的公文體例、格式、內容、數據等是否準確、適當,所提措施是否切實可行,是否與現行法律法規政策一致,文字表述、公文格式、標點符號、行文關系、行文程序是否規范等。

          (二)黨政辦負責復核有無必要發文,公文格式、行文關系、行文程序是否規范,是否會簽完備。

          五、公文辦理格式

          (一)結構層次。

          1.正文結構層次序數依次使用一、(一)、1、(1)、①標注。

          2.附件說明。如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。如有多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件:1.×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。附件標題居中編排在附件首頁第三行。

          3. 附注。如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行?!罢埵尽奔话銘诟阶⒅凶⒚髀撓等思奥撓惦娫?。

          (二)字體。

          各類公文的標題使用方正小標宋簡體二號字;編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。

          正文均使用“仿宋_GB2312”三號字,編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。其中一級標題使用黑體;(一)二級標題使用楷體并加粗,在二級標題只有序號沒有小標題時,可以直接使用正文字體;數字應使用“Times New Roman”字體(可以全選文字后選擇該字體,只會改變數字的字體而不會改動其他文字字體)。word字庫中沒有以上字體的,可以從外網下載后復制粘貼放入“C/ Windows/ Fonts文件夾,即可使用。

          “附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。

          (三)標點符號。

          1.有小標題情況下序號后的標點符號。一級標題后沒有標點符號,(一)二級標題及以下1、(1)、①標題后均要用句號。

          2.無小標題情況下序號后的標點符號。序號后用頓號“、”,(一)、(1)、①三類序號后沒有標點符號,特別要注意的是, 1”序號后應當用圓點“.”,不用頓號“、”(具體可參考本通知中的用法)。

          (四)版面。

          1.職能部門制定公文文頭,報黨政辦備案,統一排版印制。

          2.公文用紙天頭(上白頭)為37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為28 mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。

          3.行文頁邊距:上邊距:37mm; 下邊距:35mm; 左邊距:28mm;右邊距:26mm。

          4.行文行距:行文一般每頁22行,每行28個字。行間距用固定值28。特定情況可以作適當調整。

          (五)印制與裝訂。

          1.2頁紙文件內容使用A4紙雙面印制,3頁紙以上使用A3紙印制.

          2.雙面印刷,頁碼套正,兩面誤差不超過2mm。

           

          3.左側裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處,允許誤差±4mm。

          (六)公文辦理格式具體參數,可參照本文執行。

          六、公文用印

          (一)中共湖北生物科技職業學院委員會文件、湖北生物科技職業學院文件、湖北生物科技職業學院函件、湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件由黨政辦用印。

          (二)黨政辦要嚴格執行印鑒管理的有關規定,審批手續不完備或不符合辦文要求的不予用印。

          七、公文分發

          主辦處室、部門負責文件的分發、掛網,應事先核對文件正文和附件是否齊全。

          八、公文管理

          公文制發完畢后,黨政辦、主辦處室、部門應及時將公文文本、底稿、審批原件及相關附件材料進行整理、歸檔,留存黨政辦(一文一存),確保各類文稿完整。

          九、相關要求

          (一)強化認識。公文辦理作為部門工作的重要一環,辦文質量和效率直接體現工作水平,部門負責人及公文辦理人員要高度重視公文處理工作,認真學習公文辦理程序、類別、格式,提高工作效率。

          (二)明確責任。各部門確定一名公文辦理員,于4月28日前報黨政辦備案。實行辦文全程負責制,及時接收、辦理OA系統公文及各類公文起草,核稿、處理、督辦文件。

          (三)保證質量。公文嚴格按照公文格式起草,嚴格按照公文辦理程序辦理,既要迅速,又要保證質量。

          (四)績效管理。公文辦理嚴格執行部門績效管理考核,流程、格式、文字錯誤,都將根據考核細則計入年底績效考核成績。

           

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