湖北生物科技職業學院公文制發工作規范
學校公文主要有《中共湖北生物科技職業學院委員會文件》、《湖北生物科技職業學院文件》、《湖北生物科技職業學院函件》、《湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件》、《校務信息》、《會議紀要》等。
一、適用范圍
（一）中共湖北生物科技職業學院委員會文件
按照“鄂生科院黨”方法依年度統一編號，適用于下列事項：
1.報送上級黨委機關的請示、報告、意見等。
2.下發干部任免決定等。
3.確定或調整學校、部門的管理體制、機構設置和人員編制等重大事項。
4.經校黨委研究決定需貫徹執行的重要事項。
5.其他需以校黨委行文的有關事項。
（二）湖北生物科技職業學院文件
按照“鄂生科院”方法依年度統一編號。適用于下列事項：
1.報送上級機關的請示、報告、意見。
2.轉發省委、省政府、省農業廳等上級部門的有關文件。
3.印發貫徹落實以學校名義發布的重要工作決定、政策、標準、規范等的具體實施意見。
4.發布內容比較重要、對全校工作有指導意義的事項。
5.下達或調整各類發展規劃、工作要點。下達年度預算、年度計劃、專項經費等。
6.公布有關考核、評比、表彰等重大決定。
7.其他需以學校名義行文的有關事項。
（三）湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件
按照“鄂生科院辦”的方法依年度統一編號。適用于下列事項：
1.轉發省農業廳辦公室等相應機構的文件。
2.下發各類工作會議通知。
3.批復校內有關請示事項，征詢、答復意見和建議。
4.其他需要以校黨政辦名義的行文。
（四）湖北生物科技職業學院函件
學校函文件不編號。適用于下列事項：
1.與省內外不相隸屬的單位聯系工作，轉發不相隸屬機關的重要文件。
2.其他需以校函形式印發的公文。
（五）校務信息
按年度統一編號，即編“〔〕號”，適用于：印發本校重大事件、獲獎情況，本校要事等通報。
（六）會議紀要
具體分為校黨委會議紀要、校長辦公會議紀要、專題辦公會議紀要三種，分別按年度統一編號，即編“〔〕號”，適用于：黨委會議、校長辦公會議、專題會議決定事項的記錄。
（七）職能部門文件
各職能部門自行編號，適用于：職能部門負責的工作事項對校內其他部門的各類通知、通報、簡報等。
二、公文制發程序
（一）學校下行文：
職能部門起草公文、填寫文件審核單
↓
職能部門核稿員核稿
↓
部門負責人審簽
↓
黨政辦主任審核
↓
分管領導審簽
↓
職能部門核稿員復核
↓
黨委書記或校長（分管校長）簽發
↓
校核稿員復核
↓
黨政辦領取文號
↓
職能部門將公文交打印室排版打印
↓
黨政辦蓋印，
留存文件電子版、紙質版至黨政辦
↓
職能部門負責發文
（二）學校上行文：
職能部門起草公文、填寫文件審核單
↓
職能部門核稿員核稿
↓
部門負責人審簽
↓
分管領導審簽
↓
職能部門核稿員復核
↓
黨委書記或校長簽發
↓
校核稿員復核
↓
黨政辦領取文號
↓
職能部門將公文交打印室排版打印
↓
黨政辦蓋印，
留存文件電子版、紙質版至黨政辦
↓
職能部門負責報送公文
（三）職能部門發文：
職能部門起草公文、填寫文件審核單
↓
職能部門核稿員核稿
↓
部門負責人審簽
↓
分管領導審簽
↓
職能部門核稿員復核
↓
處室、部門將公文交打印室排版打印
↓
處室、部門負責發文
三、文稿草擬
各處室、部門草擬公文需把準確性放在第一位，具體做到：
（一）符合國家的法律、法規、規章以及其他規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。
（二）少發文、發短文。按照《湖北省農業廳關于進一步精簡會議文件的意見》（鄂農辦發〔2008〕28號）規定，凡能通過電話、傳真、網絡解決問題的不再印發文件，凡已及時公開發布的文件，各處室、單位如無具體貫徹落實意見的，不得再發文轉發。
（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
向學校上級機關報送公文，一般只使用“請示”、“報告”、“意見”等3個文種?！罢埵尽币晃囊皇?，明確提出要求的事項，應在文尾注明聯系人姓名和電話，一般只寫一個主送機關?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項，由此造成工作延誤的，由報送單位負責?！耙庖姟敝行枵f明所提意見是供上級機關參考，還是請上級機關審批。
（四）起草公文一律打印，并填寫《中共湖北生物科技職業學院委員會文件審核單》或《湖北生物科技職業學院文件審核單》，應注意以下事項：
1.擬制公文標題應當準確簡要概括公文主要內容，一般應包括事由、公文種類。標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。下發本校產生的公文用“印發”，下發上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發”。
2.擬稿單位應當注明處室、單位。
3.擬稿、核稿、主辦、會簽、審核、報批、審簽、簽發等負責人在簽名時應同時注明時間。
（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發文字號。使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。日期應當寫具體的年、月、日。
（六）要求貫徹執行的文件，應寫“遵照執行”或“貫徹執行”，不要寫“參照執行”。
四、文稿審核
（一）職能部門核稿員負責審核本處室、部門草擬的公文體例、格式、內容、數據等是否準確、適當，所提措施是否切實可行，是否與現行法律法規政策一致，文字表述、公文格式、標點符號、行文關系、行文程序是否規范等。
（二）黨政辦負責復核有無必要發文，公文格式、行文關系、行文程序是否規范，是否會簽完備。
五、公文辦理格式
（一）結構層次。
1.正文結構層次序數依次使用“一、（一）、1、（1）、①”標注。
2.附件說明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。附件標題居中編排在附件首頁第三行。
3. 附注。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行?！罢埵尽奔话銘诟阶⒅凶⒚髀撓等思奥撓惦娫?。
（二）字體。
各類公文的標題使用“方正小標宋簡體”二號字；編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
正文均使用“仿宋_GB2312”三號字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。其中“一”一級標題使用“黑體”；“（一）”二級標題使用“楷體”并加粗，在二級標題只有序號沒有小標題時，可以直接使用正文字體；數字應使用“Times New Roman”字體（可以全選文字后選擇該字體，只會改變數字的字體而不會改動其他文字字體）。word字庫中沒有以上字體的，可以從外網下載后復制粘貼放入“C盤/ Windows/ Fonts”文件夾，即可使用。
“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。
（三）標點符號。
1.有小標題情況下序號后的標點符號。“一”一級標題后沒有標點符號，“（一）”二級標題及以下1、（1）、①標題后均要用句號。
2.無小標題情況下序號后的標點符號。“一”序號后用頓號“、”，“（一）、（1）、①”三類序號后沒有標點符號，特別要注意的是， “1”序號后應當用圓點“.”，不用頓號“、”（具體可參考本通知中的用法）。
（四）版面。
1．職能部門制定公文文頭，報黨政辦備案，統一排版印制。
2．公文用紙天頭（上白頭）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28 mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。
3.行文頁邊距：上邊距：37mm; 下邊距：35mm; 左邊距：28mm；右邊距：26mm。
4.行文行距：行文一般每頁22行，每行28個字。行間距用固定值28。特定情況可以作適當調整。
（五）印制與裝訂。
1.2頁紙文件內容使用A4紙雙面印制，3頁紙以上使用A3紙印制.
2.雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。
3.左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。
（六）公文辦理格式具體參數，可參照本文執行。
六、公文用印
（一）中共湖北生物科技職業學院委員會文件、湖北生物科技職業學院文件、湖北生物科技職業學院函件、湖北生物科技職業學院黨政辦公室文件由黨政辦用印。
（二）黨政辦要嚴格執行印鑒管理的有關規定，審批手續不完備或不符合辦文要求的不予用印。
七、公文分發
主辦處室、部門負責文件的分發、掛網，應事先核對文件正文和附件是否齊全。
八、公文管理
公文制發完畢后，黨政辦、主辦處室、部門應及時將公文文本、底稿、審批原件及相關附件材料進行整理、歸檔，留存黨政辦（一文一存），確保各類文稿完整。
九、相關要求
（一）強化認識。公文辦理作為部門工作的重要一環，辦文質量和效率直接體現工作水平，部門負責人及公文辦理人員要高度重視公文處理工作，認真學習公文辦理程序、類別、格式，提高工作效率。
（二）明確責任。各部門確定一名公文辦理員，于4月28日前報黨政辦備案。實行辦文全程負責制，及時接收、辦理OA系統公文及各類公文起草，核稿、處理、督辦文件。
（三）保證質量。公文嚴格按照公文格式起草，嚴格按照公文辦理程序辦理，既要迅速，又要保證質量。
（四）績效管理。公文辦理嚴格執行部門績效管理考核，流程、格式、文字錯誤，都將根據考核細則計入年底績效考核成績。
